Quando penso em cobrança, logo reconheço um ponto central: a segmentação de clientes faz diferença nos resultados. Vi empresas se surpreenderem ao perceber que o que funciona para um perfil simplesmente afasta outro. E é aí que mora o perigo dos erros de segmentação. Basta um descuido no passo de classificar clientes, e toda a régua de cobrança perde força, deixando dinheiro na mesa e prejudicando relacionamentos.
Quero compartilhar as armadilhas mais comuns que já presenciei e como, atualmente, soluções como a IRecebi tornam o ajuste fino muito mais ágil e efetivo. Mas, antes, acho importante trazer um cenário bem visual desse desafio.
O que é segmentação de clientes na cobrança?
Em minhas consultorias, costumo explicar de forma simples: segmentar é separar para entender. Aqui, olho para o conjunto de clientes e crio grupos baseados em algum critério: histórico de pagamento, porte, frequência, região, ticket médio, ou até canal de comunicação que preferem. Quanto mais preciso, mais ajustada fica a abordagem.
Cobrança igual para todos é sinônimo de mais inadimplência.
O objetivo? Mandar a mensagem certa, pelo canal certo, na intensidade adequada, para cada perfil. Já vi empresas adotando, por exemplo, alertas brandos para clientes regulares, mas atuando com firmeza e rapidez com perfis críticos. A diferença nos índices de recuperação chega a ser marcante. Plataformas como a IRecebi permitem personalizar essa régua facilmente, ajustando até variáveis de acordo com a interação do perfil.
Erro 1: Usar só o “achismo” para criar segmentos
Lembro de uma vez em que me perguntaram: “Eu conheço meus clientes, posso segmentar sem olhar dados, né?” Sinceramente, isso já é um erro comum. A intuição ajuda, mas confiar só nela limita demais a análise. Dado de ERP ou histórico financeiro mostram padrões que escapam de qualquer palpite. Com a integração entre sistemas, como ocorre na IRecebi, essa coleta fica automatizada e bem mais confiável. Deixar de lado dados objetivos é o primeiro tropeço de quem quer melhorar a recuperação.
Erro 2: Ignorar o histórico de pagamento no processo
Não basta separar clientes só pelo tamanho da empresa ou região. Desconsiderar o histórico de pagamentos é como dirigir sem olhar pelo retrovisor: cedo ou tarde, algo importante fica para trás. Já presenciei negócios tratando devedores recorrentes com a mesma paciência de bons pagadores. O resultado? A inadimplência se cristaliza. Automatizando essa análise, os segmentos se tornam mais ricos e a régua de cobrança responde melhor aos riscos.
Erro 3: Não atualizar os segmentos com frequência
Talvez esse seja o mais fácil de subestimar. Segmentar clientes uma vez por ano não faz sentido no cenário de transformação rápida dos negócios. Mudanças de contexto, crises, sazonalidades… tudo isso altera o perfil de risco. O ideal, como eu vejo, é criar rotinas de atualização—semanal ou mensal, dependendo do volume. Ferramentas que se integram aos ERPs já vão buscar os dados frescos “na fonte”.
Erro 4: Deixar de personalizar a régua de comunicação
Já cansei de ouvir “mas a mensagem é padrão para todo mundo…” e de ver resultados bem aquém do desejado. Não adaptar o tom, o canal e a frequência da cobrança para cada segmento pode minar a taxa de resposta. Pessoas e empresas reagem de forma diferente a SMS, WhatsApp, ou voz, tudo depende do perfil. Automatizar essas escolhas eleva as taxas de recuperação e de satisfação. A flexibilidade da IRecebi nesse ponto realmente faz diferença.
Erro 5: Superestimar (ou subestimar) o poder dos dados financeiros
Esse é curioso. Já vi quem coloque todos os dados financeiros como regra absoluta para segmentação, ignorando aspectos comportamentais. Outros, pelo contrário, dão pouco espaço aos dados concretos. O segredo está na combinação: dados objetivos e análises subjetivas precisam andar juntos. Por isso, sempre que volto para dashboards e relatórios completos, consigo ver melhor onde ajustar a segmentação. Muitas vezes, a conversão melhora só mudando um pequeno critério.
Erro 6: Não ajustar a régua depois de experimentar
Segmentar, implementar, e nunca revisar? Acontece mais do que parece. Achar que o modelo está pronto eternamente é perigoso. O feedback do próprio processo de cobrança mostra onde a abordagem está sendo ignorada—ou, em casos piores, está irritando algum cliente importante. Usar métricas em tempo real, algo tão natural quanto respirar para quem já trabalha com plataformas como a IRecebi, faz o ajuste de rota mais simples. Muitas vezes, pequenas mudanças no tempo de abordagem já reduzem bastante a inadimplência.
Erro 7: Ignorar potenciais de recuperação fora dos grandes devedores
Em muitas empresas, vejo a atenção quase total voltada para grandes clientes inadimplentes. Mas, paradoxalmente, “vários clientes pequenos” costumam somar uma fatia relevante do valor total a receber. Quando não segmentam esses perfis de forma adequada, acabam perdendo escala na recuperação. Fez sentido para mim começar a olhar volume de devedores por segmento, e com isso personalizar mensagens até para os pequenos, sem sobrecarregar o time.
Pequenas dívidas, somadas, podem ser o peso maior na inadimplência.
Como ajustar a segmentação usando dados do ERP e histórico financeiro?
Vejo que muita gente pensa que segmentar é trabalhar só com listas em Excel. Mas, para ir além, é preciso juntar o ERP da empresa ao sistema de cobrança. Na prática, costumo indicar:
- Puxar automaticamente o histórico de pagamento de cada cliente, cruzando valor, atraso, ticket e quantidade de parcelas.
- Agrupar os clientes por faixas de risco, aplicando regras que considerem limitações comerciais (prazo, valor, frequência).
- Adotar dashboards que permitam enxergar em tempo real as mudanças nos perfis.
- Ajustar as réguas de comunicação constantemente, sempre que uma mudança relevante aparecer nos dados ou nos padrões.
Na IRecebi, vejo que essa integração simplifica tudo. Basta conectar e as informações já alimentam os segmentos, sem retrabalho manual. E, claro, se a classificação precisa mudar semana a semana, não é mais um pesadelo de operação: o sistema atualiza e a régua acompanha.
Como saber se a segmentação está funcionando?
Na minha experiência, os sinais aparecem rápido. Para checar se o “método” está dando certo, olho para algumas métricas:
- Redução consistente da inadimplência no segmento-alvo.
- Aumento da taxa de contato efetivo (leitura, resposta, negociação).
- Diminuição no tempo médio de recuperação.
- Clientes demonstrando maior satisfação e recorrência.
Segmentação bem feita é quando o cliente responde antes do susto virar problema.
Rápido resumo final
Segmentar é um caminho sem volta para quem quer crescer e manter saúde financeira. Usando dados, ajustando regularmente e personalizando abordagens, as chances de cair nos erros acima ficam muito menores. Acho que a experiência que vivi mostra o quanto a tecnologia, especialmente conectada ao ERP e aliada à inteligência artificial, acelera e simplifica esse processo para empresas de todos os tamanhos.
Se você quer ver a diferença de perto e transformar a forma como lida com a inadimplência, vale conhecer melhor como a IRecebi pode ajudar sua empresa. Experimente, questione suas segmentações atuais, use dados a seu favor, você vai se surpreender com os resultados!
